Kanban Board w MS Teams

Jak zbudować tablice Kanban w MS Teams?

Jak zwizualizować pracę w MS Teams?

Praca zdalna przerwała pracę na Waszej dopieszczonej tablicy zespołowej? A może przedłużająca się nieobecność w biurze sprawiła, że dostrzegłeś lub dostrzegłaś wartość z wizualizacji pracy ale nie wiesz jak się do tego zabrać?

Jeśli tak, to ten artykuł pokaże Ci jak szybko zacząć stosować podstawowe techniki Kanban używając ogólnodostępnego narzędzia jakim jest MS Teams.

Poniższą metodę wypracowaliśmy oraz stosujemy w Elekta w zespole Business Process Automation. Zawiera ona oprócz czysto Kanbanowych wymagań także elementy Scrum.

Jako że zawsze można coś udoskonalić możliwe, że zaktualizujemy naszą tablicę (i pewnie ten artykuł) o elementy Lean związane z wyłapywaniem i rozwiązywaniem problemów dotyczących procesu i zespołu, a nie konkretnego projektu jak poniżej.

Jeżeli masz pytania lub pomysły na lepsze wykorzystanie MS Teams zapraszam do kontaktu na LinkedIn.

Po co wizualizować pracę używając tablicy Kanban?

Dla mnie najważniejsze jest transparencja w obszarach: - czym zajmuje się zespół? - kto jest odpowiedzialny za dany projekt? - kto ma wykonać ruch w danym projekcie? - co konkretnie jest do zrobienia? - na kiedy coś ma być zrobione?

Prosta wizualizacja sprawia że stosunkowo łatwo zapanować na „Chaosem” który lubi się wkradać jeżeli zespół pracuje nad wieloma rzeczami jednocześnie (a znacie jakiś zespół który nie pracuje w ten sposób?). Pełna i dostępna dla wszystkich informacja sprawia że łatwiej zarządzić zadaniami.

Przegląd dat i odpowiedzialności pozwala w mgnieniu oka ustalić czy mamy opóźnienia, na jakim projekcie i z kim powinniśmy w tym temacie porozmawiać.

Regularnie używana tablica pozwala też szybko ustalić kto się ma czym zajmować w danym dniu oraz czy i jakiego wsparcia potrzebuje.

Jeżeli chciałbyś przeczytać więcej o Kanban to polecam kurs Jerzego Stawickiego o którym pisałem tutaj:

https://pawelzygar.com/pl/article/kurskanban/

Kanban w MS Teams

Założenia super – tylko jak to zrobić nie poświęcając „pół dnia” na administrację i to w dodatku zdalnie?

Myślę że u części z Was może pojawić się też dodatkowe wymaganie – „proszę nie każ mi kupować i utrzymywać kolejnego programu!”

Tak, jest możliwe spełnienie powyższych wymagań – wystarczy użyć MS Teams. Narzędzie jest dostępne praktycznie w każdej firmie korzystającej z Windows 10, najczęściej od razu skonfigurowane dla wszystkich użytkowników oraz dające dostęp do grupowego czatu i sharepointa. W poprzedniej odsłonie nazywało się to MS Planner (i do tej pory jeżeli chciałbyś wyeksportować tablice z MS Teams do MS Excela to musisz to zrobić przez aplikację Planner!).

Kanban / Daily Meeting – podstawowe założenia

Tak jak nie jest prawdą, że Agile nie wymaga dyscypliny, tak żadne narzędzie bez sensownego sposobu korzystania z niego, nie sprawi że nagle cudownie Wasza praca zacznie przebiegać płynniej.

Aby korzystanie z tablicy miało sens warto przestrzegać poniższych zasad: - w spotkaniu zawsze uczestniczy cały zespół - spotkanie zawsze odbywa się o tej samej porze i miejscu – lub raczej linku 😉 - spotkanie powinno trwać max 15min – dokładne omówienie statusów, problemów planów odbywa się bezpośrednio po spotkaniu zespołowym w formie 1 to 1 zainteresowanych osób.

Ponieważ praca zdalna mocno ogranicza „small talk” w zespole a rzadko mamy okazję zdzwonić się wszyscy, to umówiliśmy my się że zgadzamy się na przedłużanie tego spotkania do 30min. Po ponad pół roku praktyki podtrzymuje swoją opinię że nie jest to efektywne … ale jako że wszyscy jesteśmy ludźmi to nie ukrywam że przynosi to korzyści w sferze „miękkiej”.

Aby zmieścić się w czasie warto również przygotować kilkupunktową stałą agendę dla spotkania. Znacznie przyśpieszy to jego przebieg bo każdy będzie wiedział co, kiedy i jak obszernie komentować. W układaniu agendy można skorzystać z „pytań” Scurm / Kanban ale przeważnie zespół dostosuje je do swojego kontekstu.

Moja agenda wygląda w ten sposób: - Czy mamy jakieś pilne zdarzenie którym zespół / lider powinien się natychmiast zająć? - Jeżeli nie, to jest miejsce na firmowe / zespołowe ogłoszenia administracyjne - Przejście przez tablicę i jej aktualizacja (jeżeli nie ma problemu ani nie zbliża się termin, nie trzeba codziennie omawiać danego projektu) - potwierdzenie priorytetów dla członków zespołu na dany dzień

Ostatni punkt jest tu najważniejszy – przecież w Kanban chodzi o ograniczanie WiP i szybkie kończenie konkretnych elementów. Uzupełniona tablica jest tylko środkiem do celu a nie celem spotkania.

Pro Tip: Jeżeli stosujecie bieżącą wycenę czasową zadań oraz inne elementy pielęgnowania Product Backlog to warto umówić się że robicie konkretną część w określony dzień tygodnia.

W 99% przypadków nie ma sensu powtarzać tych czynności codziennie. A powtarzając je nie ma szans aby regularnie wyrabiać się w time box’ie.

Tablica Kanban w MS Teams – jak to ustawić?

Poniżej znajdziecie screena z wycinkiem tablicy Kanban oraz moją propozycją jak wykorzystać możliwości MS Teams to śledzenia wszystkich informacji które wymieniłem powyżej.

Process Phase Buckets – czyli nasze kolumny na tablicy Kanban. Ponieważ jest to wprost zależne od Waszego procesu, to dla każdego zespołu nazwy kolumn będą inne. Nie będę tego tematu rozwijał w tym wątku. Ci z Was którzy są już zaznajomieni z Kanban od razu zauważą że brakuje limitów pracy w toku! Tak, nie ma limitów na poszczególnej kolumnie. Zamiast tego używamy COWiP czyli limitu zadań które może wykonać dany członek zespołu w ciągu „kolejnych 4 tygodni”. Nie jest to jednak typowy 4 tygodniowy Sprint – tu przewagą Kanbana i co tygodniowej wyceny jest możliwość planowania i wciągania kolejnych zdań na tablicę jak tylko uda zakończyć się część bieżącej pracy i pojawi się „limit” do wypełnienia. Jeżeli u Was potrzebny jest limit dla każdej kolumny zawsze możecie go dodać w opisie.

Who Owns Next Step – czyli kto w danym zadaniu ma wykonać następny krok. Może to być właściciel projektu ale może też czekać na Biznes Analityka, Developera, Testera a bardzo często na informację z biznesu! Tak więc wizualizacja w czyich rękach jest piłka ma tu kluczowe znaczenie.

Next Step in Project – jak już wiemy na kogo czekamy to warto też wiedzieć konkretnie na co czekamy. Może się okazać że zdaniem powinien zająć się ktoś inny albo wymaga ono akcji lidera. Moim zdaniem warto też wypisywać 1-3 kroki które muszą się zdarzyć, aby zadanie / projekt szedł do przodu. Często podczas czekania można zacząć planować szukać informacji to kolejnych kroków. Dodam też że „kolejne 3 kroki” są z mojej strony wystarczające. W zwinnym zarządzaniu projektami rzadko da się sensownie i ze szczegółami przewidzieć co się ma zadziać na danym projekcie w dłuższej perspektywie czasowej.

Due Date for Next Step / Delay = Huddle Focus Point – czyli Kanbanowa skórka od banana / czerwona kartka na tablicy w MS Teams. Pozwala na pierwszy rzut oka zobaczyć z którym zdaniem jest problem i wyjaśnić sprawę na Daily Meeting’u.

Work Time Estimation – czyli szacunek ile jeszcze na dzień wyceny spodziewamy się pracować nad danym zadaniem. Z założenia szacunek ten powinien maleć wraz z postępem prac. Na przykładowej tablicy użyta jest skala T-shirt’owa – SML (z opcją rozszerzenia do XS / XL). Do każdej wielkości mamy przypisany szacunek ile dni roboczych spodziewamy się poświecić na wykonanie zadania. W połączeniu z COWiP i spinaniem tego na poziomie Product Backlog można śledzić postęp oraz planować kolejne pracę.

Team Project Owner – czyli osoba w zespole odpowiedzialna od A do Z za Projekt. W naszym przypadku zajmujemy się wieloma raczej małymi projektami automatyzacyjnym na raz. W większości kontekstów będzie to dotyczyło osoby odpowiedzialnej za dane zadanie w projekcie. Głównym benefitem jest tu oczywiście transparentność dla wszystkich kto ma kompleksową wiedzę o danym zadaniu oraz kto jest ODPOWIEDZIALNY za doprowadzenie zadania do końca!

Czy powyższa tablica Kanban jest kompletna?

Oczywiście że nie! Brakuje na niej informacji związanych z KPI, metrykami, wnioskami / akcjami z Retrospektyw oraz innych informacji dotyczących organizacji zespołu, organizacji procesu itd. Brak ściany na której da się powiesić wszystkie te informację da się skompensować MS Teams ale to już w drugiej części artykułu.